Ausgangslage
Die Junghans GmbH ist eine Marketing-Agentur in Osnabrück, die viele Kunden gleichzeitig betreut, von der einmaligen Kampagne bis zum laufenden Vertrag. Mit jedem neuen Kunden wuchs die Verwaltung mit.
Das Team saß täglich Stunden an E-Mail-Antworten auf immer gleiche Fragen: Rückfragen zu Angeboten, Anfragen, Support. Jeder formulierte anders, einen einheitlichen Ton gab es nicht. Neue Kontakte für den Vertrieb kamen als Firmenname mit Adresse an, ohne Ansprechpartner, ohne E-Mail, ohne Telefonnummer; vor jedem Angebot musste jemand recherchieren. Und das Mahnwesen lief in Tabellen: Fristen wurden verpasst, die Geschäftsführung hatte keinen Überblick über offene Rechnungen.
Was wir gemacht haben
Zwei Agenten und eine eigene Anwendung, alles aus einer Hand:
- Ein E-Mail-Kollege, der Antworten vorbereitet. Jede eingehende Mail wird eingeordnet, der passende Antwortentwurf entsteht aus dem gesamten Verlauf, in einem einheitlichen Ton und mit der Signatur des zuständigen Mitarbeiters. Der Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung, sieht Verlauf und Entwurf auf einer Seite, ändert einen Satz oder gibt frei. Nichts geht ohne sein Ja raus.
- Ein Kollege, der neue Kontakte anreichert. Aus Firmenname und Adresse werden Ansprechpartner: Er liest die Website des Betriebs, findet den Geschäftsführer, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer und legt alles strukturiert ab. Das Angebot geht an den, der entscheidet.
- Ein Mahnwesen als eigene Anwendung. Alle offenen Posten auf einen Blick, Mahnstufen mit festen Fristen von der Zahlungserinnerung bis zur Übergabe, Mahnschreiben als PDF im Design der Agentur, Zahlungseingänge werden zugeordnet. Die Geschäftsführung wird benachrichtigt, sobald überfällige Beträge eine Schwelle überschreiten.
- Berichte, die zeigen, wie Kunden zahlen und was im nächsten Monat zu erwarten ist.
Was danach anders war
Antworten werden mit einem Klick freigegeben statt geschrieben, in einem Ton, der über alle Mitarbeiter gleich bleibt. Angebote gehen schneller raus, weil die Recherche nach dem Entscheider entfällt. Das Mahnwesen verfolgt die Fristen selbst und eskaliert überfällige Rechnungen nach festen Stufen. Die Geschäftsführung sieht jederzeit, was offen ist.
Die Agentur verwaltet weniger und berät mehr. Bei allem, was Geld oder Kunden betrifft, hat weiter ein Mensch das letzte Wort.
Wie Postfach, Angebote und Belege bei anderen Betrieben laufen, steht auf der Seite Backoffice-Agenten. Ob das zu Ihren bestehenden Programmen passt, beantworten die häufigen Fragen.